KPI là gì? Những uu điểm và hạn chế khi xây dựng KPI

KPI được biết đến là công cụ hữu hiệu để đánh giá năng suất công việc nhằm thúc đẩy người lao động hoàn thành đúng tiến độ. Nhưng liệu bạn đã hiểu chính xác KPI là gì, nó có ưu điểm và hạn chế thế nào? Bài viết dưới đây lewlortonphoto.com chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về KPI nhé.

I. Giải thích KPI là gì?

KPI là gì? KPI là cụm từ viết tắt của Key Performance Indicator (chỉ số đánh giá hiệu quả công việc), được hiểu là chỉ số dùng để đánh giá hiệu quả công việc của mỗi nhân viên, người lao động. Từ đó, người quản lẽ sẽ dễ dàng triển khai các kế hoạch, phân bổ việc thực hiện cho từng bộ phận cũng như nhân viên.

Các lĩnh vực có thể áp dụng KPI là gì? Thực tế, KPI được sử dụng nhiều trong quản lý như quản lý dự án, năng suất công việc… Thông thường, mỗi bộ phận, cá nhân sẽ có bản KPI đánh giá khác nhau. Dựa trên chỉ số KPI đó để xét chế độ khen thưởng, phạt cho người lao động.

Như vậy, có thể thấy việc đánh công việc dừa vào KPI góp phần tạo ra sự minh bạch, công bằng bởi các chỉ số KPI mang tính định lượng cao nên đo lường cụ thể, chính xác. Chắc hẳn đến đây bạn đã phần nào hiểu được KPI là gì đúng không? Tuy nhiên, đừng bỏ lỡ những thông tin cần biết trong việc xây dựng KPI bên dưới nhé.

II. Ưu và nhược điểm của KPI

Được đánh giá là công cụ, phương thức để đánh giá hiệu quả lao động của nhân viên cũng như chế độ khen thưởng, KPI cũng có những nhược điểm, hạn chế nhất định.

1. Ưu điểm của KPI là gì?

Nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đang sử dụng phổ biến chỉ số KPI để đánh giá người lao động, bởi những ưu điểm mà nó mang lại:

KPI giúp đo lường năng suất làm việc của nhân viên, tổ chức, doanh nghiệp với mục tiêu, kế hoạch đề ra trước đó.
Hiểu được KPI là gì giúp người lao động nhìn rõ mục tiêu công việc của bản thân và xác định được công việc cần ưu tiên làm trước để hoàn thành theo yêu cầu đặt ra.
KPI hỗ trợ nhà quản lý đưa ra mức lương thưởng, phạt thích hợp. Đây còn là yếu tố khiến nhân viên hoàn thành công việc hiệu quả hơn.
KPI còn góp phần hỗ trợ việc phát triển, định hình mục tiêu cũng như cải thiện tầm nhìn, chiến lược của các cá nhân trong công ty, doanh nghiệp.

2. Nhược điểm của KPI là gì?

Dù có những ưu điểm vượt trội trên, nhưng KPI vẫn có những hạn chế mà nhà quản lý nên biết để có sự thay đổi, điều chỉnh phù hợp với thực tế. Vậy, những hạn chế của KPI là gì trong kinh doanh?

Để xây dựng được hệ thống KPI tốt, đòi hỏi người quản lý phải có chuyên môn cao và hiểu rõ chi tiết KPI là gì, từ đó mới có thể lập và áp dụng một cách tốt nhất.
Thông thường, KPI chỉ xét về mặt kết quả đạt được của quá trình làm việc, nhưng lại không bao gồm các rủi ro, những trường hợp bất khả kháng làm ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.
Bên cạnh đó, KPI còn vô tình mang lại áp lực lớn đè lên vai nhân viên. Buộc họ phải làm đủ khối lượng công việc quá sức, khiến họ căng thẳng. Từ đó làm giảm hiệu suất lao động, đồng thời giảm sự kính trọng của nhân viên dành cho doanh nghiệp, công ty.

III. Phân loại các KPI hiện nay

Tùy thuộc vào từng mục đích đánh giá sẽ có nhiều loại KPI khác nhau, nhưng tóm gọn thì có 2 loại KPI chính mang tính dài hạn, ngắn hạn:

1. KPI mang tính chiến lược

KPI là gì khi được gắn với các mục tiêu mang tính chiến lược. Thực tế, các mục tiêu chiến lược thường tác động trực tiếp đến sự sống còn của doanh nghiệp, nghiệp ty như tiền, profit, market share… Ví dụ, KPI chiến lược phải đạt doanh số 10 tỷ mỗi tháng và mỗi năm là 120 tỷ. Khi không đạt được mục tiêu KPI đó thì công ty sẽ bị ảnh hưởng.

2. KPI mang tính chiến thuật

Các chiến thuật ở đây được hiểu là những hoạt động nhỏ nhằm giúp doanh nghiệp, công ty đến gần hơn với việc đạt được mục tiêu lớn, chiến lược lâu dài. Ví dụ dễ hiểu, với bộ phận Social KPI mỗi tháng cần đạt được là 100.000 engagements, tuy nhiên số engagements này đạt được cũng không đảm bảo giúp công ty đạt được doanh số trong mục tiêu chiến lược.

Thế nhưng, KPI gắn với mục tiêu chiến thuật là chỉ số mang tính đo lường sự phát triển, hiệu quả của các công việc đang được thực hiện và nó cũng tác động tới việc hoàn thành mục tiêu chiến lược ra sao. Cho nên, bộ phận quản lý là người bị ép KPI chiến lực và họ phải xây dựng KPI chiến thuật để phục vụ việc đạt mục tiêu KPI chiến lược.

IV. Xây dựng KPI thế nào là phù hợp?

Mỗi doanh nghiệp, công ty đều có những quy trình áp dụng, xây dựng Kpi khác nhau bởi nó phụ thuộc vào mục đích đánh giá từng đơn vị. Tuy nhiên, chúng ta vẫn sẽ có quy trình chung về xâu dựng hệ thống KPI. Vậy, xây dựng, đánh giá chỉ số KPI là gì trong kinh doanh?

Xác định chính xác chủ thể xây dựng KPI: Chủ thể ở đây có thể là trưởng bộ phận, người quản lý… Nhưng cho dù là ai thì cũng cần phải có chuyên môn, nắm được mục tiêu, nhiệm vụ của công ty, doanh nghiệp. Đồng thời cũng phải hiểu rõ được KPI là gì. Ngoài ra, cũng cần sự đóng góp từ các bộ phận để đảm bảo tính thống nhất.
Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ: Khi thực hiện xây dựng KPI, bạn cần xác dịnh rõ chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban, dự án…
Xác định rõ chức danh, nhiệm vụ: Trong quá trình xây dựng hệ thống KPI của từng cá nhân, người lập cần mô tả rõ công việc, trách nhiệm của từng vị trí, chức danh.
Xác định chỉ số hiệu suất KPI: Các chỉ số ở đây được phân định rõ ràng dành cho từng bộ phận, cá nhân để đánh giá từng chỉ tiêu cụ thể, chính xác.
Xác định khung điểm cho kết quả KPI: Mỗi chỉ số KPI sẽ có mức độ điểm khác nhau và phụ thuộc vào tiến độ hoàn thành công việc đặt ra.
Đo lường, đánh giá: Dựa vào mức điểm trên, người quản lý sẽ tổng kết lại tổng điểm và đưa ra những điều chỉnh phù hợp.

Trên đây là những thông tin mà chúng tôi muốn chia sẻ đến các bạn, hy vong qua bài viết này mọi người sẽ có góc nhìn sâu và hiểu rõ hơn KPI là gì cũng như cách để xây dựng KPI đánh giá công việc hiệu quả. Nếu bạn cần thông tin kỹ hơn về việc xây dựng KPI cho từng phòng ban, bộ phận hay cách giám sát đo lường KPI như thế nào, đừng quên theo dõi chúng tôi thường xuyên nhé.